Dla wielu przedsiębiorców okres letni to duże wyzwanie organizacyjne, sprawdzian jakości zarządzania w firmie oraz test "ludzkiego" podejścia do swoich pracowników. Odpowiedzialne podejście do biznesu to przecież także szeroko rozumiana troska o tych, których zatrudniamy: o ich zdrowie, rozwój oraz regenerację. Przeczytajcie o rozwiązaniach, które sprawdziły się w innych firmach. Może i w Waszej okażą się przydatne.
Od zarządzania obecnością do zarządzania odpowiedzialnością
Jeszcze do niedawna podstawowym wyznacznikiem zaangażowania pracownika była jego fizyczna obecność w miejscu pracy. Nierzadko osoby, które poświęcały swój urlop w imię bycia dostępnym dla firmy, były szczególnie doceniane. Dziś coraz większe znaczenie ma przemyślana organizacja zadań oraz umiejętność współpracy z innymi.
Okres urlopowy pokazuje, czy organizacja jest oparta na dobrze zarządzanym zespole i dopasowanych do potrzeb firmy procesach, czy jedynie na indywidualnych bohaterach nie do zastąpienia, bez których wszystko się zatrzymuje. Jeżeli nieobecność jednej osoby powoduje chaos, oznacza to, że problemem nie jest urlop, lecz sposób organizacji pracy.
Workflow – porządek, który daje spokój
Jednym z fundamentów nowoczesnego zarządzania jest workflow, czyli uporządkowany przepływ pracy. Każdy proces ma jasno określone etapy, osoby odpowiedzialne oraz zasady przekazywania obowiązków.
W praktyce oznacza to, że przed wyjazdem na urlop pracownik:
- przekazuje aktualny stan prowadzonych spraw,
- wskazuje osobę zastępującą,
- aktualizuje dokumentację,
- ustawia automatyczne informacje dla klientów i współpracowników.
Dzięki temu firma nie uzależnia swojej działalności od konkretnego człowieka, a pracownik może w pełni odpocząć, nie będąc obciążonym odbieraniem telefonów i wiadomości służbowych.
Okres urlopowy - okazja czy przetrwanie
„Sezon ogórkowy” nie musi być jedynie okresem przetrwania w oczekiwaniu aż wszystko wróci do normalności. To czas kiedy możemy zająć się tym, co wcześniej odkładaliśmy, skupiając się na sprawach bieżących i najpilniejszych. To naprawdę może być bardzo wartościowy czas, jeśli firma potraktuje go jako świadomą inwestycję w przyszłą efektywność.
Jak można więc sensownie spożytkować ten czas? Na co można go przeznaczyć? Oto lista praktycznych propozycji:
1. Uporządkowanie procesów
To dobry moment, aby przeanalizować:
- które działania są zbędne,
- gdzie powstają opóźnienia,
- jakie procedury wymagają uproszczenia.
Można tworzyć lub aktualizować instrukcje, mapy procesów i dokumentację operacyjną.
2. Budowanie bazy wiedzy
W wielu firmach wiedza jest rozproszona i znajduje się głównie w głowach pracowników. W spokojniejszym okresie warto:
- spisać procedury,
- stworzyć FAQ dla pracowników,
- przygotować materiały wdrożeniowe dla nowych osób,
- uporządkować dokumenty i zasoby cyfrowe.
3. Szkolenia i rozwój kompetencji
Pracownicy mają więcej czasu na:
- kursy zawodowe,
- szkolenia z nowych narzędzi,
- naukę języków obcych,
- rozwijanie kompetencji miękkich (komunikacja, negocjacje, zarządzanie projektami).
Można także prowadzić szkolenia wewnętrzne, podczas których doświadczeni pracownicy dzielą się wiedzą.
4. Cross-training zespołów
Warto nauczyć pracowników podstawowych obowiązków wykonywanych przez kolegów z innych stanowisk. Dzięki temu:
- łatwiej organizować zastępstwa,
- zmniejsza się ryzyko przestojów,
- rośnie elastyczność organizacji.
5. Automatyzacja i cyfryzacja
Spokojniejszy okres sprzyja wdrażaniu nowych rozwiązań:
- systemów workflow,
- automatyzacji raportów,
- elektronicznego obiegu dokumentów,
- integracji systemów informatycznych.
W sezonie wysokiej aktywności takie zmiany bywają trudniejsze do przeprowadzenia.
6. Analiza danych i planowanie strategiczne
Można przeanalizować:
- wyniki sprzedaży,
- rentowność klientów,
- efektywność procesów,
- koszty działalności.
Na tej podstawie łatwiej przygotować budżety, cele i działania na kolejne miesiące.
7. Prace porządkowe i techniczne
To często najlepszy moment na:
- inwentaryzację,
- archiwizację dokumentów,
- przeglądy sprzętu,
- aktualizacje systemów,
- remonty i konserwacje.
8. Budowanie relacji z klientami
Zamiast skupiać się wyłącznie na sprzedaży, można:
- przeprowadzić rozmowy z kluczowymi klientami,
- zbierać opinie i sugestie,
- przygotować oferty na przyszłość,
- odświeżyć bazę kontaktów.
9. Generowanie nowych pomysłów
W codziennym natłoku zadań często brakuje czasu na innowacje. Sezon ogórkowy można wykorzystać na:
- warsztaty kreatywne,
- burze mózgów,
- testowanie nowych produktów lub usług,
- analizę trendów rynkowych.
10. Wzmacnianie kultury organizacyjnej
W spokojniejszym czasie można organizować:
- spotkania integracyjne,
- sesje wymiany doświadczeń,
- programy mentoringowe,
- działania poprawiające komunikację między działami.
Workation – elastyczność z rozsądkiem
Jednym z najnowszych trendów jest workation, czyli wykonywanie pracy z miejsca wypoczynku. Pracownik przez część dnia realizuje swoje obowiązki, a po ich zakończeniu korzysta z walorów wybranego miejsca.
To rozwiązanie może zwiększać satysfakcję pracowników i ułatwiać godzenie życia zawodowego z prywatnym. Sama zmiana środowiska często może być przyczyną poprawy samopoczucia. To rozwiązanie na pewno nie powinno zastępować urlopu. Prawdziwy wypoczynek wymaga bowiem całkowitego oderwania się od obowiązków. Najczęstszy problem workation polega na tym, że pracownik nadal pracuje. Zmienia się miejsce, ale nie znika odpowiedzialność za zadania, terminy czy spotkania. Poza tym niektórzy mają trudność z wyłączeniem się z pracy, skoro komputer jest stale pod ręką. Ciężko załapać oddech, kiedy głową jest się cały czas w zadaniach. Workation warto traktować więc jako uzupełnienie elastycznych form pracy, a nie wyłączną alternatywę dla regeneracji.
Szef też człowiek :)
Ważne, aby w trosce o dobro firmy i jej pracowników, nie przeoczyć samego siebie. Zadbanie o własny odpoczynek i regenerację to także istotny element świadomego działania mądrego i odpowiedzialnego przedsiębiorcy.
Planując więc mądrze cały rok pamiętajmy, także w firmie:
„Jest wyznaczona pora na wszystko i czas na każde działanie pod niebem.” (Koh 3,1)
Grunt to długofalowa perspektywa i dobre rozpoznanie - na co teraz jest najlepszy czas :)
